Vi samler inn og behandler personopplysningene dine for formålene som er angitt nedenfor, som kan omfatte, men som ikke er begrenset til følgende. Hvis du ikke ønsker å oppgi personlig informasjon, kan det hende at vi ikke kan utføre disse oppgavene og/eller overholde våre juridiske forpliktelser. Se også gjennom tillegget for Microsoft Data Program (MDP) og tillegget for læring og kompetansedata til personvernerklæringen for tilleggsinformasjon om hvordan vi kan behandle personopplysninger i forbindelse med disse aktivitetene.

Rekruttering og ansettelse. For våre rekrutterings- og ansettelsesformål, inkludert kontakt med deg om jobbmuligheter hos Microsoft, vurdering av søknaden din om ansettelse til bestemte roller, kandidatsjekk, intervjuplanlegging og -administrasjon, lovlig bakgrunnssjekk og utarbeidelse av tilbudsbrev.

Administrasjon av ansettelses- eller arbeidsforhold. For å pålaste nye medarbeidere og administrasjon av ansettelses- eller arbeidsforholdet vårt med deg.

Lønn, kompensasjon og regnskap. For lønns- og kompensasjonsaktivitetene våre, inkludert skatterapportering, administrasjon av kapital- og insentivkompensasjon, administrasjon av Rewards, refusjon av utgifter og andre regnskapsoppgaver.

Registrering og administrasjon av fordeler. For aktiviteter knyttet til registrering og administrasjon av fordeler for ansatte (og mottakere og andre som må forsørges), inkludert ferie, andre typer fravær, forsikring, helseordninger, kapital, pensjon, barneomsorg, flytting, skatte- og reiseadministrasjonstjenester, finansielle investeringstjenester og fordeler og muligheter som er tilgjengelige via Microsoft Give.

Karriereplanlegging og utvikling. For aktiviteter knyttet til karriereplanlegging og utvikling, inkludert vurdering og levering av karrieremuligheter fra Microsoft, støtte kompetanseutvikling og læring, og aktivering av interne mobilitets- og arbeidsstyrkemuligheter.

Opplæring og veiledning. For å administrere opplæring og veiledning relatert til rollen din, for å hjelpe deg med å lære nye ferdigheter eller som en del av din generelle karriereutvikling.

Administrasjon av prestasjoner. For å utføre aktiviteter knyttet til administrasjon og vurdering av prestasjoner, inkludert gjennomgang, belønning og vurdering av prestasjonen til individuelle ansatte, og Connects.

Generell HR-administrasjon. For den generelle HR-administrasjonen vår, inkludert støttetjenester for ansatte, generell HR- og arbeidsplassadministrasjon, vedlikehold av den globale katalogen vår over ansatte og eksterne ansatte, måling av ansattes trivsel og annen analyse av arbeidsplassen.

Nødvarsler. For å kommunisere med eller gi deg eller nødkontakten din varsler i tilfelle en naturkatastrofe eller andre nødstilfeller, inkludert kommunikasjon til ansatte og ansattes kontakter, regnskap for ansatte i nødstilfeller og annen kommunikasjon som er nødvendig for å beskytte livet og sikkerheten til ansatte og andre.

Vurdering av like muligheter og tilrettelegginger. For å administrere og vurdere mulighetene vi tilbyr for lik ansettelse, mangfold, inkluderings- og tilgjengelighetsprogrammene våre, inkludert overvåke og sikre lik behandling og like muligheter, tilby arbeidsrelatert tilrettelegging eller tilpasning, og for de globale initiativene våre for like muligheter.

Administrasjon og håndhevelse av samsvar med juridiske krav og retningslinjer. For å administrere og håndheve programmene våre for samsvar med juridiske krav og retningslinjer, inkludert oppfylle forpliktelsene våre i henhold til kontrakter, offentlige klareringer og gjeldende Microsoft-retningslinjer, vedlikeholde nødvendige oppføringer (f.eks. skatteinformasjon for tidligere og nåværende personale), innsamling eller fremlegging av personlige data i henhold til juridiske krav (f.eks. en rettskjennelse, administrativ eller juridisk prosess, eller annen rettslig anmodning fra en offentlig myndighet, i USA eller en fremmed jurisdiksjon), utføre lovlige bakgrunnssjekker, for å overholde lover og bestemmelser (f.eks. om minstelønn, arbeidstid, skatt, helse, miljø og sikkerhet, antidiskrimineringslover,  myndighetspålagt rapportering, global overføring, varslingsprosedyrer og den registrertes rettigheter), samt undersøke potensielle brudd på, utøve eller forsvare Microsofts juridiske rettigheter (inkludert å søke juridisk rådgivning, bekjempe svindel og beskytte livet og sikkerheten til ansatte og andre).

Disiplinærsaker og undersøkelser. For å håndtere disiplinærsaker og gjennomføre undersøkelser, inkludert undersøke ulovlige handlinger eller potensielle brudd på de interne retningslinjene våre, innhente informasjon som er relevant for hendelser som involverer ansatte, og administrere og håndheve disiplinærtiltak.

Firmatransaksjoner. For å gjennomføre og administrere firmatransaksjoner, inkludert salg, overdragelse eller annen overføring av hele eller deler av virksomheten vår, eller Microsofts anskaffelse og integrering av hele eller deler av en annen virksomhet (f.eks. integrering eller aktivering av tilgang til informasjon om individuelle ansatte mellom Microsoft og den ervervede virksomheten).

Administrasjon, overvåking, beskyttelse og forbedring av systemene våre. For aktiviteter knyttet til administrasjon, overvåking, beskyttelse og forbedring av informasjonssystemene, tjenestene,  nettverkene, programmene og enhetene våre, annen infrastruktur og teknologi og andre aktiva og ressurser («Systemer»), inkludert administrasjon, måling, vurdering og beskyttelse av uautorisert tilgang til og bruk av konfidensielle firma-, ansatte- og kundedata eller systemer, og beskyttelse av systemene våre mot inntrenging (inkludert ved å implementere, administrere, teste og oppdatere cybersikkerhet og databeskyttelsestiltak), forskning og forbedring av Microsofts testprogrammer, såkalt «dogfooding»-programmer (f.eks. Elite dogfooding program) samt menneskelig og maskinell gjennomgang av data for å lære opp KI-modeller og forbedre maskinlæring for Microsoft-produkter og -tjenester. Vi bruker også forretningsdata og andre bruks-, enhets- og innholdsdata relatert til arbeidsplassen for organisatoriske og individuelle analyse- og datainnsiktsformål, slik at vi kan forbedre Microsofts forretningsdrift, sikkerhet, lederfunksjonalitet og opplevelsen for de ansatte.

Administrasjon, overvåking, beskyttelse og forbedring av fasilitetene våre. For aktiviteter knyttet til administrasjon, overvåking, beskyttelse og forbedring av campusen og parkeringen vår, bygningene, kontorlokalene, konferanserommene, catering- og kafétjenestene våre og andre fysiske områder («Fasiliteter»), inkludert overvåking og administrasjon av tilgang til fasilitetene våre, analysere belegg og utnyttelse, parkering og transport på campus, romplanlegging og -tildeling, levering og forbedring av tjenester og fasiliteter for ansatte, gjennomføring av helse- og sikkerhetstiltak for personer som bruker fasilitetene våre, drift og overvåking av fysiske sikkerhetssystemer, for eksempel videoovervåking, nøkkelkort eller kortadministrerte tilgangssystemer og gjestelogger; registrering og logging av avreise- og ankomsttider for personbiler, og for nødvarslingstjenester.

Vitenskapelig forskning. For aktiviteter knyttet til vitenskapelig forskning, inkludert forskning sett i offentlighetens interesse og forskning som forsøker å bidra til kunnskap som kan generaliseres, underlagt passende tekniske og organisatoriske kontroller (f.eks. anonymisering og aggregering av data, overholdelse av personvernstandardene våre og gjennomføring av etikk- og samsvarsvurderinger).

Personlig tilpasning. For tilpasningsaktiviteter, som å forstå preferansene dine for å forbedre brukeropplevelsen for de ansatte, inkludert lagring og innfrielse av preferansene og innstillingene dine, og gi deg mulighet til å logge på eller på annen måte få tilgang til og bruke systemene og ressursene våre.

KI og automatiserte beslutninger. Siden Microsoft muliggjør opplevelser som støtter kunstig intelligens i produktene sine, kan de personlige dataene dine også behandles av kunstig intelligens for å legge til rette for bestemte funksjoner og opplevelser som distribueres på Microsoft-tenanten, inkludert Copilot-funksjoner for kunstig intelligens som chatrobot-funksjoner, sammendragsfunksjoner og lignende. Der det er tillatt, kan teknologier for kunstig intelligens og maskinlæring (ML) også brukes til å behandle dataene dine for forretningsformål som er beskrevet i denne delen. Microsofts behandling av dataene dine vil overholde forpliktelsen til ansvarlig kunstig intelligens. Vi kan også bruke automatiserte beslutningssystemer til å identifisere trender og tjenesteavbrudd samt overvåke og sikre systemene og dataene våre, for å levere chatroboter og andre interaktive tjenester, og for å overvåke samsvar med retningslinjene og prosedyrene våre.

Generell forretningsdrift. For den generelle forretningsdriften vår, inkludert generell administrasjon av virksomheten (f.eks. administrasjon av ansatte og forretningsoppgaver), implementering og administrasjon av forretningsprogrammene og -systemene våre og tilrettelegging for kommunikasjon og samarbeid.

Kommunikasjon på arbeidsplassen. For å tilby, støtte og vedlikeholde verktøy og teknologier for kommunikasjon på arbeidsplassen, inkludert de som støtter e-post, chat, telefon og videokommunikasjon (som inkluderer at vi kan ta opp eller lagre slik kommunikasjon, som beskrevet i delen Sikkerhet og overvåking på arbeidsplassen nedenfor).

Vi kan kombinere data fra ulike kilder for formålene ovenfor.

Bruk av personlige data til formålene ovenfor, for eksempel til generell forretningsdrift, kan omfatte opplevelser som støttes av kunstig intelligens, og som er distribuert på Microsoft-tenanten, inkludert KI-funksjoner i Copilot som chatrobot og oppsummeringsfunksjoner. Behandling som involverer disse opplevelsene, overholder Microsofts forpliktelse til ansvarlig KI.

For kvalifiserte ansatte (dvs. del- eller heltidsansatte, praktikanter, lærlinger eller besøkende forskere) som registrerer seg i Microsoft Give, bruker vi personlige data som beskrevet ovenfor, med ditt samtykke. Give er et frivillig fordelsprogram som deltakerne når som helst kan melde seg av og trekke tilbake samtykket fra. Tilbakeholdelse av samtykke og tilbakekallinger påvirker imidlertid ikke tidligere behandling av personlige data. Mer informasjon om Microsoft Give er tilgjengelig her.

Vi kan også behandle personopplysninger for andre legitime forretningsformål, slik det er tillatt i henhold til gjeldende lovgivning, om nødvendig for å administrere ansettelses- eller arbeidsforholdet vårt med deg.

Der det kreves av loven, vil vi be om samtykke fra deg til slik bruk, og når vi ber om samtykke, vil vi forsikre oss om at du er informert om saken, gjør det helt frivillig, og at du ikke opplever noen negative konsekvenser av å holde tilbake eller oppheve samtykket.

Sist oppdatert: Juni 2024

Dette tillegget gjelder for Microsoft Data Program (MDP) og forretningsrelaterte data behandlet av MDP med det formålet å feilsøke, teste, utvikle og forbedre nye og eksisterende produkter og tjenester («MDP-data»). MDP-data kan brukes til vitenskapelige forskningsformål, eller til å lære opp modeller for kunstig intelligens og maskinlæring. MDP og vilkårene i dette tillegget gjelder kun for Microsoft-ansatte, inkludert tidligere ansatte hvis de var ansatt på det tidspunktet dataene ble hentet ut. Data om eksterne medarbeidere, gjester og kandidater er spesifikt ekskludert fra MDP. Du finner mer informasjon om de bestemte vilkårene og omfanget av MDP på Finn ut mer-siden. Ansatte kan velge å begrense deltakelsen i programmet når som helst, uten negative konsekvenser, ved å klikke her http://aka.ms/MDPOptOut.

MDP er hovedsakelig rettet mot behandling av data eller informasjon som overføres, opprettes, utveksles eller lagres av Microsoft-ansatte med Microsoft-interne systemer, programvare, tjenester og verdier som hører til i jobben deres. Microsoft vil gjøre rimelige tiltak for å implementere kontroller for å ekskludere ikke-forretningsrelaterte data fra omfanget av MDP, der det er mulig. Mens de kontrollene er ment å begrense omfanget av MDP til behandling av Microsoft-relaterte data (som beskrevet på Finn ut mer-siden), men det kan hende MDP behandler bestemt personlig innhold for ansatte som er opprettet, lagret eller overført i Microsoft-eide eller -leverte systemer og ressurser. Når dette skjer, vil Microsoft fortsette å gjøre rimelige tiltak for å begrense kontrollene for bedre å ekskludere slike data i fremtiden. MDPs behandling av data vil til en hver tid overholde de angitte kravene for MDP, i tillegg til Microsofts interne policyer (inkludert Ansvarlig bruk av teknologi og Microsofts tilgang til forretnings- og ikke-forretningsrelaterte data), samt lokal lovgivning.

Kilder med MDP-data kan omfatte, men er ikke begrenset til, informasjon om e-post og kalendre i Exchange, filer som er lagret i OneDrive for Business, innhold i møteinnspillinger, tale innsamlet på jobbenheter, meldinger i Teams, innhold på SharePoint-områder, diagnosedata fra arbeidsenheter, søkedata, tilbakemeldinger om produkter og tjenester og interne bransjeprogrammer, for eksempel programmene som er utviklet for å støtte salgsprosesser. Dette er representative og ikke-uttømmende eksempler på hvilke typer Microsoft-forretningsrelaterte data som MDP kan behandle data fra. Du finner oppdatert informasjon om MDP på Finn ut mer-siden.

I tillegg til innholdsrelaterte data fra kildene ovenfor, kan det også hende at Microsoft behandler ulike typer data fra kildene ovenfor i støtte for MDP, inkludert (men ikke begrenset til):

• grunnleggende demografiske data, blant annet navn og alias og så videre

• metadata som er knyttet til det aktuelle innholdet, for eksempel informasjon om klokkeslett og dato, signaler relatert til forfatter og endring av data, dokument- og møtetitler og så videre, og

• telemetridata, for eksempel data relatert til bruk av produkter og funksjoner, som er knyttet til innholdstypene og tjenestene ovenfor, eller maskinrelaterte data, for eksempel versjonslogg for programvare, maskintype, operativsystemversjon og så videre

Microsofts bruk av MDP-data er basert på Microsofts legitime interesse i bruk av sine egne forretningsdata til forretningsrelaterte formål, da denne bruken sterkt overgår den ansattes individuelle interesser i å holde slike forretningsrelaterte data privat. Microsoft kan behandle visse MDP-data basert på ansattes samtykke frem til: (1) personens personverninteresser overskrider Microsofts interesse i behandlingen, og (2) lokal lovgivning krever at Microsoft ber om samtykke før behandling. Der samtykke utgjør hovedgrunnlaget for behandling av data under MDP, vil Microsoft i alle tilfeller sørge for at samtykket er frivillig og informert, og vil også sørge for at ansatte ikke få noen uheldige konsekvenser hvis de avslår å gi eller senere trekker tilbake et slikt samtykke, og ikke oppnår noen spesifikk fordel fra å velge å delta eller bidra data til MDP.